O orçamento do acampamento

Um acampamento constitui habitualmente uma despesa importante no orçamento anual do Agrupamento ou da Unidade, particularmente o acampamento de verão. É preciso pois dar uma grande atenção ao aspecto financeiro da organização. Quanto vai custar? Para o saber é preciso fazer previsões orçamentais, tendo em conta a experiência dos acampamentos anteriores, do aumento do custo de vida e dos preços praticados na região para onde se vai. É ainda recomendável acrescentar 10% para “no caso de …”.

Exemplo de uma lista das principais despesas a prever:

• despesas de transporte (educadores adultos, ajudantes de campo, crianças e jovens, bagagem);
• despesas de gestão (correspondência, telefone, papel, reprodução do programa…);
• aluguer, compra ou renovação de equipamento;
• aluguer do terreno ou do local;
• seguros (bens e equipamentos);
• alimentação;
• estojo de primeiros socorros;
• combustível;
• despesas educativas (cartas, guias, visitas, fotografias, documentação…)

Já no acampamento, um adulto da unidade (preferencialmente uma só pessoa), será responsável pela contabilidade. Esta pessoa poderá pagar as despesas correntes com a ajuda de um cartão de crédito ou de débito, ou com uma provisão líquida de reserva para estas despesas, sendo indispensável que tenha sempre um recibo de cada compra. É importante que não misture o dinheiro da unidade/Agrupamento com o seu próprio dinheiro pessoal.

Se possível far-se-á o ponto de situação diariamente: cada despesa deverá ser registada e o dinheiro em caixa verificado. Para cada despesa, conservar um documento justificativo: recibo, talão de caixa, factura registada com “PAGO”… Todas as facturas deverão ser pagas o mais tardar na véspera ou no dia da partida.